Ausgangslage: 14 Beschäftigte und 60 wechselnde Einsatzorte
Ein Elektrohandwerksbetrieb mit 14 Beschäftigten arbeitet pro Jahr an rund 60 Montagebaustellen. Für jede dieser Baustellen verlangt die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG eine dokumentierte Bewertung der Arbeitsbedingungen. Im Betrieb lagen die Unterlagen zuvor in Ordnern, E-Mails und Excel-Tabellen. Bei einer internen Prüfung fehlten für sieben von zehn Einsätzen aktuelle Fassungen. Die Ursache war nicht fehlendes Engagement, sondern fehlende Standardisierung: Jeder Projektleiter nutzte eigene Dateien, Fristen liefen getrennt, und die Freigabe erfolgte per Zuruf.
Entwicklung: Drei Vorlagen für die häufigsten Einsatzarten
Die Einführung von lizaro begann mit einer bewusst engen Auswahl: drei Vorlagen für Installation, Wartung und Störungsdienst. Jede Vorlage enthielt die typischen Gefährdungen der jeweiligen Tätigkeit, etwa Arbeiten an elektrischen Anlagen, Leitergebrauch und Verkehrswege auf Baustellen. Die Projektleitung ergänzte pro Einsatz nur noch Ort, Zeitraum und die verantwortliche Person. Dadurch blieb die Beurteilung prüfbar, ohne für jede Baustelle bei null zu beginnen.
Unterweisungen mit sichtbaren Fristen
Parallel hinterlegte der Betrieb die jährlichen Unterweisungen nach § 12 ArbSchG in derselben Systematik. Statt einer Sammelliste gab es pro Beschäftigtem eine Frist, die acht Wochen vor Ablauf sichtbar wurde. Im ersten Quartal nach der Umstellung wurden 13 von 14 Unterweisungen fristgerecht abgeschlossen; zuvor lag die Quote bei etwa 60 Prozent. Der Effekt entstand nicht durch zusätzliche Kontrollen, sondern durch eine gemeinsame Datenbasis für Beurteilung und Nachweis.
Ergebnis: Prüfbare Nachweise in Minuten
Für eine Standardbaustelle benötigt das Team heute rund 20 Minuten bis zur freigegebenen Gefährdungsbeurteilung; vor der Umstellung waren es häufig zwei Stunden über mehrere Dateiversionen hinweg. Die Geschäftsführung kann außerdem vor jeder Begehung prüfen, welche Nachweise fehlen. Das ist der eigentliche Gewinn: Nicht die digitale Ablage, sondern die jederzeit belegbare Zuordnung von Tätigkeit, Gefährdung, Maßnahme und Verantwortlichkeit.
Grenzen: Die Ortsbegehung bleibt Pflicht
Die Software ersetzt keine Beurteilung vor Ort. Bei einer neuen Baustelle mit unbekannter Zufahrt oder zusätzlichen Fremdgewerken muss die Vorlage angepasst und die Situation tatsächlich begutachtet werden. Im Beispielbetrieb prüft deshalb weiterhin eine benannte Person die Vorlage vor Freigabe. Die klare Regel lautet: lizaro liefert die Struktur und den Nachweis, die fachliche Einschätzung bleibt beim Betrieb.